5 anti-padrões encontrados na gestão de projetos ágeis (ou não) e como lidar com eles

No começo de carreira, na época como Scrum Master, eu precisava sempre ter uns slides prontinhos no meu pendrive (sou velho) para explicar o que fazer e como eram feitas as coisas perante as metodologias ágeis. Bem basicão mesmo. O começo, seja no início da carreira, seja em uma nova equipe/empresa é sempre de muita orientação e conversa. Entender o contexto das coisas e ser um bom ouvinte é fundamental e um ato de maturidade (posso aprofundar em outro post).

Entretanto, certa vez enquanto eu estava apresentando conceitos básicos em uma equipe novata nessa abordagem de governança, um participante fez a seguinte pergunta (provocação): “Ok, Felipe, isso tudo é o que podemos/devemos fazer, mas o que não devemos?” Eu obviamente não tinha a resposta na hora, mas voltei para minha mesa e fiz uma pesquisa reunindo alguns pontos que vou compartilhar abaixo.

Anti-padrões ágeis

São comportamentos ou práticas que parecem úteis mas na realidade podem prejudicar a eficiência e eficácia das equipes ágeis.

Nota: para não ser só um reclamão, vou listar uma possível contramedida para cada anti-padrão.

1. Ignorar limite WIP (work in progress, ou trabalho em progresso)

É uma prática importante do Kanban, baseada na Teoria das Restrições. Ignora-lo é como ter muitas abas abertas no navegador em um computador fraco (a restrição). Se você tenta fazer muitas coisas ao mesmo tempo, acaba não fazendo nada direto. Limites de WIP ajudam a focar e concluir tarefas mais eficientemente.

O que fazer?

O passo inicial para ter um WIP saudável é monitorar e reforçar constantemente quais são os limites aplicados. Use a Daily para isso, ou alguma reunião recorrente. Eduque a equipe sobre a importância desse limite, e demonstre resultados através das ferramentas de monitoramento.

2. Falta de priorização

Quando se fala em construção/gestão de produtos um ponto importante é eficácia das ações. Precisamos fazer boas escolhas para maximizar resultados. Não existe caminho fácil. Do contrário, algo importante pode ser deixado de lado ou uma oportunidade pode acabar negligenciada.

O que fazer?

Primeiramente, estabelecer critérios de escolha. Ter alguns KPIs para ancorar as decisões facilita bastante o trabalho de quem ordena a lista de trabalho. Outros critérios podem ajudar, como urgência, impacto financeiro, etc. Técnicas como Matriz GUT, ou Matriz Eisenhower também podem auxiliar no processo.

3. Visibilidade reduzida

Já tentou dirigir de olhos fechados? Espero que não! Porque a experiência poderia ser catastrófica. Ter visibilidade do caminho percorrido (fluxo) pelas unidades de trabalho é fundamental para identificar oportunidades de mudanças e melhorias. Todos trabalho é baseado em etapas, na maioria das vezes ela está parcialmente mapeada ou não está; e é importante ter consciência do caminho para otimizá-lo.

O que fazer?

Proponha ter um quadro kanban, com etapas bem descritas, de modo que se possa visualizar as unidades de trabalho percorrendo o fluxo. Pode ser físico, digital, não importa. Faça esse mapeamento e montagem do quadro colaborativamente, é muito mais legal e promove ownership!

4. Processos não otimizados

A verdade é que ter o fluxo de trabalho mapeado, com unidades de trabalho percorrendo o quadro kanban é um bom avanço, mas não garante sucesso. É preciso estar atento ao comportamento das tarefas ao longo do fluxo, observar gargalos, problemas comuns. Do contrário, você não conseguirá tirar proveito de otimizações que a metodologia pode trazer.

O que fazer?

Observe e aja de forma rápida na formação de gargalos. Com a ajuda dos usuários do fluxo, faça revisões periódicas das políticas (combinados), bem como o fluxo de trabalho e tudo relacionado. Colete insights e propostas de melhoria.

5. Excesso de métricas

Imagine contar cada passo que você dá, em vez de apenas caminhar para onde precisa ir. Quem utiliza ferramentas de gestão digitais é facilmente seduzido por uma infinidade de métricas que elas podem gerar. Nem todas são úteis em um primeiro momento e podem só servir à vaidade alheia e à sua própria. Cuidado!

O que fazer?

Valorize as perguntas e use as métricas para respondê-las (ou não). Usar o arcabouço de Dúvidas > Métricas > Possíveis causas (Hipóteses) > Ações tem se provado valioso para mim. Levar muitas métricas para os times analisarem causa mais confusão do que colaboração. Você fatalmente vai ficar falando sozinho por 20/30 minutos. É preciso se conectar com o dado, e nada melhor que um problema (ou problemas) para isso.

Entenda sua posição atual. Dê um pequeno passo em direção ao seu objetivo. Ajuste sua compreensão com base no que você aprendeu. Repita o processo.
(Dave Thomas)

Por fim, aprenda constantemente. O ambiente pode ser desafiador mas não tenha medo de errar. Ao invés disso, documente e aprenda com seus erros.

Espero que essas dicas possam ser úteis para você, como têm sido pra mim. E se você conhecia alguns desses ou outros anti-padrões, compartilha aí nos comentários quais são, e como lidou com eles.

Link legal sobre o assunto

https://www.infoq.com/br/articles/agile-anti-patterns-systems-thinking/